Das Jahresgespräch gehört zu den Aufgaben, die in kleinen Betrieben gern auf nächste Woche verschoben werden. Der Grund ist selten Desinteresse. Meist fehlt schlicht ein Ablauf: Man weiss nicht, womit man beginnen soll, wie man etwas Unbequemes anspricht und was man am Ende festhält. Also bleibt es bei einem Gespräch zwischen Tür und Angel, und nach einem Jahr kann sich niemand mehr erinnern, was vereinbart wurde.
Wozu das Gespräch da ist
Das Jahresgespräch ist kein Verhör und keine Lohnverhandlung, auch wenn beide Themen hineinspielen können. Es ist ein Termin, an dem beide Seiten ohne Zeitdruck sagen dürfen, was gut läuft, was nicht und was sie sich fürs nächste Jahr wünschen. In einem Betrieb mit zehn Leuten, in dem man sich täglich sieht, wirkt das fast übertrieben. Gerade dort lohnt es sich aber, denn im Alltag bleibt für Grundsätzliches kaum Platz.
Das Vorbereitungsblatt für beide Seiten
Ein Gespräch wird besser, wenn beide Seiten vorher nachgedacht haben. Wir arbeiten deshalb mit einem Blatt, das die Mitarbeiterin und der Vorgesetzte je für sich ausfüllen, ein paar Tage vor dem Termin. Vier bis fünf Fragen genügen: Was lief im letzten Jahr gut? Wo gab es Reibung? Was möchte ich im kommenden Jahr lernen oder anders machen? Was brauche ich dafür von der anderen Seite? Das Blatt wird nicht eingesammelt; es dient als Gedächtnisstütze.
Der Ablauf des Gesprächs
Ein Gespräch dauert sinnvollerweise sechzig bis neunzig Minuten und findet an einem ruhigen Ort statt, nicht am Pult mit offenem Telefon. Es beginnt mit dem Rückblick, erst von der Mitarbeiterin, dann vom Vorgesetzten. Danach folgen die Themen, die einer von beiden mitgebracht hat, und zuletzt der Blick nach vorn. Kritik wird konkret und auf ein Verhalten bezogen formuliert, nicht auf die Person. Wer Feedback erhält, hört zuerst zu und fragt nach, bevor er antwortet.
Das Protokoll, das nicht länger als eine Seite ist
Am Ende des Gesprächs wird festgehalten, was vereinbart wurde: Wer macht was bis wann, und wann schauen wir wieder hin? Mehr gehört nicht ins Protokoll. Es wird noch am selben oder am nächsten Tag geschrieben, von beiden gelesen und abgelegt. Wer will, ergänzt es mit einem Satz zur Stimmung. Ein Protokoll, das zwei Seiten lang ist, wird nicht mehr gelesen.
Gespräche zwischendurch
Nicht jedes Gespräch ist ein Jahresgespräch. Wenn sich im Alltag etwas aufstaut – eine wiederholte Verspätung, ein Missverständnis im Team –, braucht es ein kurzes Gespräch zeitnah, nicht erst in neun Monaten. Dafür gibt es dieselbe Grundstruktur in klein: Anlass nennen, die Sicht der anderen Seite anhören, etwas vereinbaren, kurz festhalten.
Ob ein Gespräch gelingt, hängt von vielen Dingen ab, die kein Blatt Papier regelt. Aber eine Struktur nimmt dem Inhaber die Angst vor dem leeren Anfang, und der Mitarbeiterin die Ungewissheit, was auf sie zukommt.
Dieser Beitrag ist ein Platzhalter und beschreibt unsere Arbeitsweise. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Zur Leistung: Training Mitarbeitergespräche.